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Promoción de un congreso

Promoción de eventos

¿Cómo comunicarse en su congreso antes, durante y después?


2 objetivos
alcanzar :

o Le número de participantes
o Un Participación financiera suficiente para al menos equilibrar el presupuesto

Para esto, es importante promover bien su congreso y aplicar el Técnicas de marketing similares al lanzamiento de un producto. Será necesario determinar los medios de comunicación, las fechas de difusión y el tipo de información que mejor se adapte al objetivo que queremos alcanzar.

Seguramente tendrá otros congresos competidores. Por lo tanto, es esencial hacer que el congreso sea lo más interesante posible. eligiendo temas, fechas y un lugar que se adapte a todos. Todo debe ser presentado adecuadamente.

Es importanteoptimice su promoción de acuerdo con el presupuesto que ha identificado para ello y lo adapta según los resultados obtenidos (participación de patrocinadores, registros, ...)

También debemos asegurarnos de que todos participen en el comité organizador y determinar claramente las funciones de cada uno.


1. Creación de documentos.

  • Un archivo de presentación del congreso (proveedores de servicios, patrocinadores, organismo oficial, organizador, información práctica, ...).
  • Creación de un mapa gráfico para dar coherencia a todos los documentos del congreso (programa, cartas, sitio web, ...)
  • Validación del programa en documento en papel y validación por personas ajenas al congreso. Enfatice fechas, direcciones y titulares.
  • Tener el borrador del formulario de inscripción completado para una prueba persona externa al comité organizador.
  • Primer anuncio (fecha, lugar, temas) para delegados potenciales.
  • Archivo expositor/ patrocinador con información comercial
  • Programa preliminar incluyendo toda la información que los participantes necesitan para registrarse (registro, acompañamiento, resumen de llamadas, reserva de hotel, ...)
  • Programa final
  • de los recordatorios deben programarse regularmente para llegar a un máximo de personas.
  • Una tasa de registro del 10% en comparación con el envío de correos en papel es completamente correcta.


2. Envío de documentos para su congreso

  • Constitución de un archivo por destinatarios (delegados, expositores, medios de comunicación ...)
  • Compra, alquiler o fusión de archivos existentes (miembros de una asociación, personas que ya han participado en el congreso, ...).
  • verificación del archivo
  • impresión una carta personalizada
  • Sobre y enviando documentos
  • Contactos telefonicos si necesario
  • Faxmailing
  • enviando un correo electrónico
  • Hace falta escalonar el envío documentos y enviarlos si es posible en un período dependiendo del objetivo (por ejemplo: no envíe documentos en agosto a los delegados)
  • Hace falta mantenga su archivo actualizado, en promedio, se estima que un archivo tiene entre 20% y 30% de direcciones erróneas después de 1 año. Para mantener nuestro archivo actualizado, procesamos cada declaración (llame para averiguar quién reemplazó a la persona que se fue, pero también para saber dónde se fue la persona responsable)
  • Inserción en el archivo de direcciones incorrectas para probar la devolución, y de una dirección personal para verificar cualquier uso incorrecto del archivo.
  • El envío por fax se puede hacer en unos minutos (para enviar a más de 2000 personas a un costo muy bajo (aproximadamente 0,15EUR / envío)


3. Sitio web

La creación de un sitio web es esencial. para su congreso, le permite transmitir información actualizada (horas, lugar, fecha, acceso, programa, alojamiento, programa social, condiciones de registro, ...) en todo el mundo y por un costo muy bajo (Con Meeting-Web-Solutions, precios desde 999 euros) Además, un sitio web también le permite ofrecer el registro y el pago en línea, así como una reserva de hotel con El pago en línea.

Ahorras mucho tiempo
sobre la gestión de inscripciones para su congreso.


4. Plan de medios

Utilizar el Prensa profesional para la promoción de su congreso y tener en su socios oficiales de un medio Puede ser un gran beneficio.

Negociación de cambio con los medios: publicidad gratuita en sus medios contra una presencia en el sitio durante su congreso (en forma de circulación de periódico, bolsillo de inserción o soporte)
Envío regular de comunicados de prensa.

Si los recursos lo permiten, un especialista podrá encargarse de su plan de medios de una manera muy profesional.


5. Uso de socios para transmitir e involucrar información de la conferencia.

Los expositores y patrocinadores pueden transmitir el programa. y formulario de registro. Pueden ser muy útiles porque conocen el mercado y están en el campo. Por otro lado, les interesa tener personas en el congreso. Entonces tienes que involucrar lo más posible.

Las federaciones y asociaciones profesionales pueden prestar su archivo o enviar su programa con su boletín informativo

El comité científico y los oradores pueden comunicarse sobre el congreso [en otros congresos donde son oradores, con los expositores (como cliente) ...]

Haga acuerdos con otros organizadores de conferencias sobre el mismo tema para que transmitan su programa.

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Nota: 5/5 - el 18/06/2020 por Julie L.
Las propuestas y el seguimiento del archivo son serios. El servicio es eficiente.
Nota: 4,75 / 5 - el 17/06/2020 por EMMANUEL B.
Capacidad de respuesta, profesionalismo, llamaría a la empresa ALEOU
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Propuestas de respuesta puestas en línea rápidamente. Especificaciones respetadas.
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Merci à vous
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Buen manejo de la demanda y reactividad apreciada.
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Varias propuestas muy interesantes. Capacidad de respuesta y seguimiento impecable.
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El facilitador y los interlocutores están atentos a nuestras necesidades y expectativas.
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Llamaré a su sitio nuevamente. Gracias
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Servicio utilizado por primera vez. Velocidad en el primer contacto, claridad en las explicaciones. Muchas opciones en los lugares propuestos, cómo no encontrar la felicidad. Melyna ha cumplido nuestras expectativas. Recomendaré su sitio a mis colaboradores para la organización de sus eventos.
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Muy buena capacidad de respuesta y elección ofrecida correspondiente a la solicitud. Yo recomiendo.
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muy bueno, ahorra tiempo en encontrar hoteles para seminarios y compara muy rápidamente las diferentes ofertas
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Servicios muy receptivos y fáciles de buscar que cumplen con nuestras expectativas. Recomendar sin problema
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Armelle es muy receptiva, es el hotel 3ème que me encuentra y siempre estoy satisfecho
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Hola, La capacidad de respuesta siempre está en la cita y los intercambios de correo siempre son muy amigables. ¡La pequeña ventaja de esta vez fue recibir un topo de todas las propuestas que me permitieron presentarlo a mi director y encontrar el lugar en "un vistazo"!
Nota: 5 / 5 - el 05 / 09 / 2019 de ELODIE T.
Servicio cualitativo, persona muy profesional
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Primera experiencia Simple, rápido y profesional.
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Sin este proveedor, hubiéramos pasado mucho tiempo buscando un sitio y seguramente no habríamos encontrado el elegido.
Nota: 4,5 / 5: el 07 / 08 / 2019 de Amaury L.
Excelente comunicación, capacidad de respuesta y elección de propuesta. Le agradezco nuestros intercambios y no dudaré en volver a trabajar con usted. Rémy
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