Promoción de un congreso

¿Cómo comunicar tu congreso antes, durante y después?

2 objetivos alcanzar :

o Le número de participantes
o Una Participación financiera suficiente para al menos equilibrar el presupuesto

Para esto, es importante promover bien su congreso y aplicar el Técnicas de marketing similares al lanzamiento de un producto. Será necesario determinar los medios de comunicación, las fechas de difusión y el tipo de información que mejor se adapte al objetivo que queremos alcanzar.

Seguramente tendrá otros congresos competidores. Por lo tanto, es esencial hacer que el congreso sea lo más interesante posible. eligiendo temas, fechas y un lugar que se adapte a todos. Todo debe ser presentado adecuadamente.

Es importanteoptimice su promoción de acuerdo con el presupuesto que ha identificado para ello y lo adapta según los resultados obtenidos (participación de patrocinadores, registros, ...)

También debemos asegurarnos de que todos participen en el comité organizador y determinar claramente las funciones de cada uno.

1. Creación de documentos.

• Un archivo de presentación del congreso (proveedores de servicios, patrocinadores, organismo oficial, organizador, información práctica, ...).
• Creación de un mapa gráfico para garantizar la coherencia de todos los documentos de la conferencia (programa, cartas, sitio web, etc.)
• Validación del programa en documento en papel y validación por personas ajenas al congreso. Enfatice fechas, direcciones y titulares.
• Tener el borrador del formulario de inscripción completado para una prueba persona externa al comité organizador.
• Primer anuncio (fecha, lugar, temas) para delegados potenciales.
• Archivo expositor/ patrocinador con información comercial
• Programa preliminar incluyendo toda la información que los participantes necesitan para registrarse (registro, acompañamiento, resumen de llamadas, reserva de hotel, ...)
• Programa final
• recordatorios deben programarse regularmente para llegar a un máximo de personas.
• Una tasa de registro del 10% en comparación con el envío de correos en papel es completamente correcta.

2. Envío de documentos para su congreso

• Constitución de un archivo por destinatarios (delegados, expositores, medios de comunicación ...)
• Compra, alquiler o fusión de archivos existentes (miembros de una asociación, personas que ya han participado en el congreso, ...).
• verificación del archivo
• impresión una carta personalizada
• Sobre y enviando documentos
• Contactos telefonicos si necesario
• Envío por fax
• enviando un correo electrónico
• Hace falta escalonar el envío  documentos y enviarlos si es posible en un período dependiendo del objetivo (por ejemplo: no envíe documentos en agosto a los delegados)
• Hace falta mantenga su archivo actualizado, en promedio, se estima que un archivo tiene entre 20% y 30% de direcciones erróneas después de 1 año. Para mantener nuestro archivo actualizado, procesamos cada declaración (llame para averiguar quién reemplazó a la persona que se fue, pero también para saber dónde se fue la persona responsable)
• Inserción en el archivo de direcciones incorrectas para probar la devolución, y de una dirección personal para verificar cualquier uso incorrecto del archivo.
• El envío por fax se puede hacer en unos minutos (para enviar a más de 2000 personas a un costo muy bajo (aproximadamente 0,15EUR / envío)

3. Sitio web

La creación de un sitio web es esencial. para su congreso, le permite transmitir información actualizada (horas, lugar, fecha, acceso, programa, alojamiento, programa social, condiciones de registro, ...) en todo el mundo y por un costo muy bajo (Con Soluciones web para reuniones, precios desde 999 euros) Además, un sitio web también le permite ofrecer el registro y el pago en línea, así como una reserva de hotel con El pago en línea.

Ahorras mucho tiempo sobre la gestión de inscripciones para su congreso.

4. Plan de medios

Utilizar el Prensa profesional para la promoción de su congreso y tener en su socios oficiales de un medio Puede ser un gran beneficio.

Negociación de cambio con los medios: publicidad gratuita en sus medios contra una presencia en el sitio durante su congreso (en forma de circulación de periódico, bolsillo de inserción o soporte)
Envío regular de comunicados de prensa.

Si los recursos lo permiten, un especialista podrá encargarse de su plan de medios de una manera muy profesional.

5. Uso de socios para transmitir e involucrar información de la conferencia.

Los expositores y patrocinadores pueden transmitir el programa. y formulario de registro. Pueden ser muy útiles porque conocen el mercado y están en el campo. Por otro lado, les interesa tener personas en el congreso. Entonces tienes que involucrar lo más posible.

Las federaciones y asociaciones profesionales pueden prestar su archivo o enviar su programa con su boletín informativo

El comité científico y los oradores pueden comunicarse sobre el congreso [en otros congresos donde son oradores, con los expositores (como cliente) ...]

Haga acuerdos con otros organizadores de conferencias sobre el mismo tema para que transmitan su programa.