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Promoción de un congreso

¿Cómo comunicar sobre su congreso antes, durante y después?

2 Objetivos a lograr:
  • El número de asistentes
  • Participación financiera suficiente para lograr al menos un presupuesto equilibrado
Para ello, es importante promocionar bien tu congreso y aplicar técnicas de marketing similares al lanzamiento de un producto. Habrá que determinar los soportes, las fechas de difusión así como el tipo de información más adecuada según el target al que queremos llegar.

Seguramente tendrá otros congresos en competencia. Por lo tanto, es esencial hacer que el congreso sea lo más interesante posible eligiendo temas, fechas y un lugar que se adapte a todos. Todo debe presentarse correctamente.

Es importante optimizar tu promoción en función del presupuesto que tendrás destinado para la misma y adaptarla en función de los resultados obtenidos (participación de patrocinadores, inscripciones, etc.)

También debemos asegurarnos de que todos participen en el comité organizador y determinar claramente las funciones de cada uno.

Creación de documentos

  •   Una ficha de presentación del congreso (proveedores, patrocinadores, organismos oficiales, organizador, información práctica, etc.).
  • Creación de una carta gráfica para dar coherencia a todos los documentos del congreso (programa, cartas, web, etc.)
  • Validación del programa en documento en papel y validación por personas ajenas al congreso. Asegúrese de enfatizar fechas, direcciones y titulares.
  • Pídale a alguien fuera del comité organizador que complete el borrador del formulario de registro como prueba.
  • Primer anuncio (fecha, lugar, temas) para la atención de los posibles delegados.
  • Ficha expositor/patrocinador con información comercial
  • Programa preliminar que incluye toda la información necesaria para el registro de los participantes (inscripción, acompañante, resumen de la convocatoria, reserva de hotel, etc.)
  • Programa final
  • Los recordatorios deben planificarse regularmente para llegar a la mayor cantidad de personas posible.
  • Una tasa de registro del 10% en comparación con el envío de correos en papel es completamente correcta.

Envío de documentos para su congreso

  • Creación de una ficha por target (congresistas, expositores, medios de comunicación, etc.)
  • Compra, alquiler o fusión de archivos existentes (miembros de una asociación, personas que ya han participado en el congreso, ...).
  • Verificación de archivos
  • Imprimir una carta personalizada
  • Sobre y envío de documentos
  • Teléfono de contacto si es necesario
  • enviando un correo electrónico
  • Es necesario escalonar el envío de los documentos y enviarlos si es posible en un horario de acuerdo al target (ej: no enviar documentos en agosto a los delegados)
  • Tienes que mantener tu expediente al día, en promedio se estima que un expediente tiene entre un 20% y un 30% de direcciones incorrectas al cabo de 1 año. Para mantener nuestro archivo actualizado, procesamos cada devolución (llame para saber quién reemplazó a la persona que se fue, pero también para saber dónde se fue el gerente)
  • Inserción en el archivo de direcciones incorrectas para probar la devolución, y de una dirección personal para verificar cualquier uso incorrecto del archivo.

Página web

La creación de una web es fundamental para tu congreso, te permite distribuir información actualizada (horarios, lugar, fecha, acceso, programa, alojamiento, programa social, condiciones de inscripción, etc.) a todo el mundo y por un coste muy reducido (Con Meeting -Web-Solutions, tarifas desde 999 EUR). Además, un sitio web también le permite ofrecer registro y pago en línea, así como reservas de hotel con pago en línea.

Esto le ahorra mucho tiempo en la gestión de sus registros de conferencias.

Plan de medios

Utilizar la prensa profesional para promocionar su congreso y tener un medio en sus socios oficiales puede ser una ventaja considerable.

Negociación de intercambios con los medios: Publicidad gratuita en sus medios contra presencia presencial durante su congreso (en forma de distribución de periódico, encarte o stand)
Envío periódico de comunicados de prensa.

Si los recursos lo permiten, un especialista podrá encargarse de su plan de medios de una manera muy profesional.

Uso de socios para transmitir información del congreso e involucrarlos

Los expositores y patrocinadores pueden enviar el programa y el formulario de inscripción. Pueden ser muy útiles porque conocen el mercado y están sobre el terreno. Por otro lado, tienen interés en tener gente en el congreso. Por lo tanto, deben participar tanto como sea posible.

Las federaciones y asociaciones profesionales pueden prestar su ficha o enviar su programa con su newsletter.

El comité científico y los oradores pueden comunicarse sobre el congreso [en otros congresos donde son oradores, con los expositores (como cliente) ...]

Haga acuerdos con otros organizadores de conferencias sobre el mismo tema para que transmitan su programa.